Webmail es un servicio de correo electrónico que incluyen muchos hosting para poder manejar los correos electrónicos que configuramos bajo nuestro propio dominio.
Para poder utilizarlo necesitamos disponer del servicio y haber creado los correos electrónicos personalizados desde las opciones del hosting.
Requisitos para tener Webmail
No hay que confundir el servicio que presta el hosting (Webmail) para gestionar los correo electrónicos con la aplicación que se usa para acceder a las bandejas donde consultamos los emails.
Este servicio no lo tienen todos los alojamientos web, suele estar activado en administraciones de hosting con cPanel (como en sered), o si lo tienen integrado en una administración propia (como Site Ground).
Desafortunadamente, si tienes un servicio de alojamiento con Plesk no podrás disfrutar de Webmail a no ser que contrates este servicio por separado.
Además de tener el servicio incluido al contratar el hosting, es necesario tener el dominio de la web en el mismo hosting, o haber redirigido los DNS del dominio hacia el servidor que estamos utilizando.
Si eres administrador tendrás que crear los correos uno a uno desde la administración del hosting antes de poder utilizar Webmail, si no tienes acceso a tu hosting, consulta con tu proveedor para que los pueda crear por ti.
Requisitos técnicos para poder acceder a Webmail
Webmail, como su nombre indica es una aplicación web, lo que significa que se accede a través de un navegador.
Para poder consultar los correos podemos hacerlo desde la propia aplicación de Webmail (siempre online), o configurar un cliente de correo en el ordenador como Zimbra Desktop, Thunderbird, Apple Mail… que permitirá consultar los correos sin tener que estar conectado a internet si se han sincronizado antes.
Hay que tener en cuenta que, si utilizamos un navegador para consultar el correo, el servicio de Webmail necesita JavaScript activado para realizar determinadas funciones, de lo contrario no lo podremos usar correctamente.
No debes preocuparte por este aspecto ya que esta función del navegador suele venir activada por defecto, pero si notas algún problema de funcionamiento, habilite el soporte de JavaScript en las preferencias de su navegador.
Crear un correo personalizado en cPanel
El proceso lo voy a realizar sobre el hosting sered que es en el que está alojada esta web, aunque se puede extrapolar a otro tipo de administración que disponga de Webmail.
El aspecto de la administración de cPanel puede variar según la versión que maneje el hosting, pero el proceso a seguir es el mismo.
Como socio afiliado puedo ofrecerte un descuento en sered del 10% en contratación anual usando el cupón «10ZONAJSC» si estás interesado en un hosting de calidad y para todos los bolsillos. O puedes probar 1 mes gratis con el cupón «GRATISJSC».
Como consejo, si usas WordPress, es importante contar con una cuenta de correo en el mismo servidor que pueda gestionar todo lo referente a tu página web
Lo más importante para crear un correo nuevo es tener acceso a la administración de cPanel, si no es así, puedes pasar por alto este apartado.
1.- Inicia sesión en cPanel
Ingresa a la página de inicio de sesión de cPanel con tus credenciales de inicio de sesión para acceder a la configuración.
2.- Accede a la sección de Correo
Una vez que hayas iniciado sesión, busca la sección «Correo electrónico» en el panel de control de cPanel y haz clic en el icono correspondiente de «Cuentas de correo».
3.-Crea una cuenta de correo electrónico
Dentro de la sección de «Cuentas De Email», podrás ver que ya existe una cuenta creada para que el sistema pueda gestionar los servicios necesarios iniciales. Esta cuenta no se puede eliminar.
Encontrarás una botín llamado «+Crear». Haz clic en el para crear una nueva cuenta de correo.
4.- Ingresa la información de la cuenta
Completa el formulario de creación de la nueva cuenta de correo electrónico con la información necesaria, la información básica necesaria como el dominio que usarás si tienes más de uno alojado, el nombre del correo personalizado y la contraseña que utilizarás (solo para este correo).
Luego pica en «Edit Settings» para acceder a la configuración avanzada donde podrás elegir el tamaño de almacenamiento del buzón del correo, crear carpetas automáticas y decidir si envías un correo de bienvenida al usuario del nuevo correo con instrucciones de configuración. Lo normal es dejar todo como está y no tocar nada.
5.- Verifica que la cuenta se ha creado correctamente
Después de haber configurado la cuenta de correo electrónico, deberás verificar que se ha creado correctamente y que puedes enviar y recibir correos electrónicos.
Para ello tendrás que acceder a Webmail y realizar las pruebas desde tu bandeja de entrada. Puedes hacerlo desde la administración de cPanel picando en el botón, en la misma línea del nuevo correo, que pone «Consultar Email».
Para comprobar que puedes recibir correos tendrás que enviar un email a la nueva cuenta creada desde otra dirección de correos o pedir a alguien te envíe uno. De la misma forma, tienes que enviar un correo desde tu nueva cuenta a otra cuenta o dirección de email diferente y comprobar que ha llegado sin problemas.
Cómo acceder a Webmail
Dependiendo de si somos administradores del sitio, o simples usuarios con una cuenta de correo, el acceso es diferente.
Siendo administrador se puede acceder a Webmail desde el listado de las cuentas de email creadas en cPanel, como hemos visto antes.
Pero la forma más habitual para acceder sin tener que pasar por la administración del hosting es escribir en la barra de navegación del navegador que utilicemos la url de nuestro dominio seguido de una barra y la palabra «Webmail».
https://tudominio/webmail
Es posible que no funcione en algunos casos concretos, ya que cada hosting tiene sus peculiaridades, pero te habrán facilitado un acceso cuando contrataste el servicio de hosting, y es esa la que tendrás que utilizar para ver tu correo en Webmail.
Una vez que accedemos con el correo electrónico y la contraseña, podremos ver las opciones de Webmail, entre las que se encuentra la posibilidad de utilizar una de las aplicaciones disponibles para consultar el correo, (Roundcube o Horde). Sered utiliza solo Roundcube por ser la más utilizada y extendida.
Si estamos dentro de la aplicación del correo, para regresar al panel de las preferencias de Webmail disponemos de un acceso en la columna de la derecha llamado «Webmail Home».
Opciones principales de Webmail
El panel principal de Webmail muestra el acceso a las principales configuraciones de la cuenta, y sólo se pueden configurar desde esta pantalla.
Voy a centrarme en las más habituales y que podemos necesitar en algún momento.
Auto-respondedor
Permite crear respuestas automáticas programadas que se enviarán en periodos en los que no podemos responder inmediatamente como vacaciones o descansos prolongados.
Entre las opciones del auto-respondedor de correo están poder elegir cuando queremos enviarlo, añadir un texto informando de la casusa a modo de correo (que puede ser en formato HTML) y seleccionar el intervalo de fechas durante el cual estará activo.
Configuración de filtros
Los filtros ayudan a mantener un orden y una limpieza dentro de las diferentes carpetas de la bandeja del correo.
Con Webmail podemos crear diferentes filtros para descartar determinados correos, enviarlos a una carpeta concreta, redirigirlos a otra cuenta de correo o devolverlos con un mensaje de error.
Reenviador
Para no tener que consultar todas las bandejas de múltiples correos, está la opción «Forwarders» que permite elegir un correo diferente al que reenviar todos los emails para abrirlos en la bandeja del correo electrónico elegido.
Cambiar contraseña en Webmail
Esta es una de las opciones más utilizadas y necesarias, que podemos utilizar desde el panel principal de Webmail nosotros mismos.
Mantener seguro el acceso a la información de los correos personales es prioritario, por eso tenemos la posibilidad de modificar la contraseña de acceso a Webmail en caso de que haya estado comprometida o queramos modificarla por seguridad.
Correo de recuperación
Para configurar esta característica hay que acceder al apartado «Información de contacto», aquí podrás añadir otra dirección de email para recibir notificaciones de la cuenta y confirmaciones de restablecimiento de la contraseña. Una opción de seguridad a tener en cuenta.
Es recomendable utilizar una cuenta de email que no esté alojada en el mismo servidor para evitar consumo de recursos innecesarios.
Uso del espacio de almacenamiento
Cada cuenta de correo puede estar limitada con un espacio en disco determinado, si se llena tendremos un problema grande y dejaremos de recibir emails.
Y aunque tengamos configurado el correo con espacio ilimitado, no es así, ya que igualmente estaremos limitados por el espacio total que hayamos contratado en el hosting.
Desde esta opción podremos recuperar mucho espacio, eliminando correos antiguos, de un tamaño determinado o que ya hemos leído de un plumazo.
El proceso se realiza por carpetas de forma individual, por lo que, si tenemos archivados los correos importantes o que queremos guardar, no los perderemos.
Configurar Webmail en cliente de correo
Si necesitas configurar un cliente de correo para consultar los emails que reciba esta cuenta, tienes toda la información que necesitas en este apartado.
Dispones también de una casilla para enviar un correo con toda la configuración si necesitas enviárselo a una tercera persona o si quieres tenerlo a mano en un email en tu bandeja de entrada.
Acceder al correo con Webmail
Una vez que hemos configurado Webmail correctamente, no es necesario seguir accediendo al panel de administración de Webmail para consultar el correo. Siempre podemos acceder a la configuración desde el acceso directo de la aplicación de correo (Roundcube), como he indicado más arriba.
La primera vez que accedemos a los emails podemos dejar marcada la casilla «Abrir mi bandeja de entrada cuando inicie sesión» para que se inicie la aplicación directamente.
Así, cuando utilicemos el correo electrónico como nombre de usuario y nuestra contraseña para iniciar el acceso a Webmail, iremos directamente a la bandeja de entrada de nuestra cuenta de correo.
